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加強(qiáng)檔案收集 提高管理效率 |
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作者：陳朝陽(yáng) 發(fā)稿人：劉晨 發(fā)布時(shí)間：2013-03-27 10:23:06 點(diǎn)擊數(shù)：3182
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——淺析檔案管理對(duì)行政管理的促進(jìn)作用 陳朝陽(yáng) 摘 要：檔案管理對(duì)行政管理有著積極的促進(jìn)作用。在實(shí)際工作中，檔案資料的缺失是隱性的，本文試圖從檔案資料缺失問(wèn)題入手，重新認(rèn)識(shí)檔案工作在行政管理中的重要地位和作用，通過(guò)延伸檔案形成階段的要求，規(guī)范辦公程序，提高管理效率。 關(guān)鍵詞：檔案工作行政管理 地位 作用 檔案資料整理工作向前延伸便是檔案資料的形成過(guò)程，其形成過(guò)程體現(xiàn)著行政管理的過(guò)程。 若檔案資料收集不完整，許多生動(dòng)的、重要的工作和活動(dòng)就會(huì)在檔案中消失。這樣，檔案是不完整的，是有缺憾的。其中有些材料將會(huì)永遠(yuǎn)消失。我們常發(fā)生這樣的現(xiàn)象，工作干過(guò)了，檔案中卻沒(méi)有記載，沒(méi)有相關(guān)的材料，遇到匯總材料、總結(jié)工作、或從事相近的工作，查找相關(guān)材料時(shí)出現(xiàn)資料缺失，看不到當(dāng)時(shí)的主辦單位、相關(guān)人員、工作步驟、具體措施、活動(dòng)效果及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。 如果平時(shí)工作就是做了就算了，則是盲目的、效力有限的。這也體現(xiàn)一個(gè)單位的工作狀態(tài)和工作方式。強(qiáng)調(diào)檔案收集既是檔案管理的需要，又是進(jìn)一步提高行政管理效率的要求。一方面，通過(guò)行政管理，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作；另一方面，高水平的檔案管理會(huì)進(jìn)一步規(guī)范行政管理工作，通過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化管理細(xì)節(jié)，用規(guī)范性的文件、制度將這些總結(jié)出來(lái)，化繁為簡(jiǎn)，提高工作效率。 我們知道，在實(shí)際管理工作中，常規(guī)管理在執(zhí)行中會(huì)有很多例外和特殊情況的處理辦法，這些特殊情況的出現(xiàn)也不是每次都有，但若有檔案記載，就可參考以往經(jīng)驗(yàn)。 我們有這樣的體會(huì)，經(jīng)常性為找到某個(gè)材料耽誤大量時(shí)間。一方面，檔案管理需要提高管理水平；另一方面，檔案資料要完整，并及時(shí)的入檔，否則“巧婦難為無(wú)米之炊”。我們經(jīng)?？梢钥吹剑谄綍r(shí)工作中，由于檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理不到位、檔案人員更換頻繁等原因，檔案并不能全部反映一個(gè)單位各方面的工作，以學(xué)校為例，學(xué)校檔案只能簡(jiǎn)單地反映重要的人事變動(dòng)、重要活動(dòng)和審批事項(xiàng)等，但是直接反映師生活動(dòng)、教學(xué)過(guò)程、學(xué)生情況等材料，缺失的比較嚴(yán)重，不全面，甚至沒(méi)有記錄，活動(dòng)過(guò)去了，沒(méi)有記錄；一個(gè)經(jīng)過(guò)驗(yàn)證正確的措施使用過(guò)，也沒(méi)有記錄，有時(shí)想起來(lái)也無(wú)處查找；還有很多材料散落在經(jīng)手人的腦子里、電腦里、筆記本上，很多重要的信息就這樣隨著時(shí)間的推移就逝去了，再也沒(méi)有了痕跡。這樣的事情對(duì)一個(gè)單位來(lái)說(shuō)是一個(gè)重大的損失。 因此，我們說(shuō)，檔案的規(guī)范管理過(guò)程也是學(xué)校各項(xiàng)管理項(xiàng)目的規(guī)范的過(guò)程，兩者是相互促進(jìn)、相互影響的過(guò)程。一個(gè)單位的工作秩序和規(guī)則、運(yùn)行方式、效率是多年來(lái)不斷摸索出來(lái)的，很多措施是非常有效的，如何甄別、利用這些有效的手段，包括反面的教訓(xùn)，對(duì)一個(gè)單位來(lái)講是彌足珍貴的。檔案室不僅僅是保險(xiǎn)柜，存放材料而已，它對(duì)學(xué)校管理和指導(dǎo)學(xué)校發(fā)展起著重要的作用。下面，就檔案管理對(duì)行政管理的促進(jìn)作用進(jìn)行探討。 一、學(xué)校檔案資料缺失的主要表現(xiàn) 檔案資料缺失既有制度機(jī)制上的缺陷，也有檔案原創(chuàng)者和檔案管理員工作質(zhì)量的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在： 1.檔案資料形成、留存制度不完善，文獻(xiàn)資料未能形成。在實(shí)際工作中，工作人員習(xí)慣于將工作事務(wù)記錄在個(gè)人的本子上，經(jīng)辦人使用記錄本類(lèi)型不一，原始記錄不規(guī)范，記錄內(nèi)容繁雜，無(wú)法直接存檔；操作過(guò)程口頭傳達(dá)，沒(méi)有形成文字記載，很多變故未及時(shí)記錄入檔；一些事務(wù)報(bào)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行，沒(méi)有審批材料，定稿文件，很多是草稿上一經(jīng)修改便執(zhí)行，遇見(jiàn)口頭請(qǐng)示便調(diào)整，沒(méi)有文字記錄，整個(gè)過(guò)程材料缺失，事后查找困難。 2.文字處理不規(guī)范。從形式、內(nèi)容、程序上講，材料的原作者對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度及工作態(tài)度是導(dǎo)致檔案質(zhì)量低下的主要原因。主要表現(xiàn)在，一是原始材料書(shū)寫(xiě)或打印不規(guī)范，信息不完整。二是形成材料用紙規(guī)格不統(tǒng)一，不易整理。三是材料不齊全造成檔案材料不完整，降低了檔案的保存和利用價(jià)值。四是有些材料語(yǔ)法欠妥、隨意簡(jiǎn)稱(chēng)、使材料概念模糊、內(nèi)容表述不清，容易造成費(fèi)解和誤解。 3.教學(xué)檔案缺乏管理規(guī)范造成教學(xué)檔案的缺失。教學(xué)檔案缺失是檔案資料缺失的最重要的方面。學(xué)校作為教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)，教育教學(xué)質(zhì)量始終都是第一位的。教育教學(xué)管理的過(guò)程也應(yīng)該是學(xué)校檔案的核心內(nèi)容。教學(xué)檔案是學(xué)校在組織教學(xué)以及教學(xué)管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的原始材料，這些原始材料經(jīng)過(guò)收集、整理、立卷、編目、保存即形成檔案。教學(xué)檔案包括國(guó)家和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)有關(guān)教育的條例、法規(guī)和文件，學(xué)校的各種教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期授課計(jì)劃、教學(xué)工作總結(jié)、學(xué)生學(xué)籍、各班成績(jī)統(tǒng)計(jì)與試卷分析報(bào)告、教師業(yè)務(wù)檔案等材料。由此可見(jiàn)，教學(xué)檔案作為教學(xué)工作的信息庫(kù)，給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、制定教學(xué)、教研規(guī)劃和管理制度提供了依據(jù)；為教育教學(xué)規(guī)律普遍性和特殊性的探討提供了翔實(shí)的材料，在教學(xué)管理中具有重要作用。然而在實(shí)際工作中，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范和要求，許多教學(xué)材料往往散落在相關(guān)部門(mén)或個(gè)人手中，這些材料未經(jīng)整理，難以做到類(lèi)別齊全、內(nèi)容翔實(shí)，符合檔案要求。 二、產(chǎn)生的原因 檔案意識(shí)的高低、檔案管理員工作水平、材料處理的規(guī)范與否與檔案質(zhì)量的高低有著直接和密切的關(guān)系。檔案資料缺失主要有以下幾個(gè)原因造成： 1.思想上對(duì)檔案的不重視。檔案工作對(duì)于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量以及其他工作短期內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生重大影響，所以容易被人忽視。有些管理者沒(méi)有把檔案管理作為一門(mén)科學(xué)去看待，也沒(méi)有安排專(zhuān)人去管理，只是要求重要材料能找到即可，沒(méi)有具體要求，工作比較被動(dòng)。 2.學(xué)校行政和教學(xué)部門(mén)缺乏行政意識(shí)。主要涉及兩個(gè)方面，一是對(duì)常規(guī)工作的把握不夠。常規(guī)工作是有規(guī)律可循的。如每學(xué)期的開(kāi)學(xué)放假安排、各項(xiàng)考試、職稱(chēng)申報(bào)、重要節(jié)日活動(dòng)等，對(duì)常規(guī)工作及時(shí)總結(jié)、歸納，上升到制度化，會(huì)極大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做這些事。二是管理者和工作人員文字綜合水平的整體不高。對(duì)文字處理工作認(rèn)識(shí)不到位。把文件只作為高深莫測(cè)，敬而遠(yuǎn)之的東西，只用于向上請(qǐng)示或?qū)ν饨涣?，而沒(méi)有發(fā)揮其制定政策、發(fā)布信息、指導(dǎo)工作、落實(shí)責(zé)任的作用。很多同志總認(rèn)為人寫(xiě)材料是個(gè)別人的事情，不愿意下功夫?qū)懖牧?，所?xiě)材料用詞不規(guī)范，表達(dá)不準(zhǔn)確，引用數(shù)據(jù)混亂的情況比比皆是。 3.檔案管理程序不規(guī)范。缺乏針對(duì)學(xué)校特點(diǎn)的檔案管理辦法，操作程序缺乏規(guī)范和統(tǒng)一。同時(shí)，也存在有制度沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行的情況。 三、發(fā)揮檔案工作效益的幾點(diǎn)建議 推進(jìn)檔案工作健康發(fā)展，將會(huì)有效地促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高。為此，考慮從以下幾方面改進(jìn)和推進(jìn)檔案管理： 1.重新認(rèn)識(shí)檔案工作在學(xué)校管理中的地位和作用。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理員的檔案意識(shí)，使他們明確檔案管理規(guī)范化，對(duì)保證教學(xué)檔案質(zhì)量的重要意義，帶頭重視和支持檔案建設(shè)工作。把提高檔案管理質(zhì)量納入學(xué)校工作目標(biāo)管理之中。在工作開(kāi)展之初，就將檔案的要求貫穿其中，對(duì)檔案中過(guò)去相關(guān)事項(xiàng)的查詢(xún)、擬定活動(dòng)辦法、活動(dòng)后及時(shí)總結(jié)，并將材料完整地保存到檔案室。持之以恒，這些材料將是學(xué)校無(wú)比珍貴的財(cái)富，必將發(fā)揮出檔案對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)意義。 2. 加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案工作程序。檔案人員要注意提高自己的綜合業(yè)務(wù)工作水平，熟悉、掌握檔案建設(shè)的規(guī)范和基本要求，把好材料處理的質(zhì)量關(guān)。同時(shí)，要積極研究檔案，挖掘?qū)W校各方面的信息，為學(xué)校管理層提供相關(guān)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。 3.開(kāi)展檔案專(zhuān)題培訓(xùn)，提高檔案管理者和行政教學(xué)管理人員的檔案意識(shí)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，一方面了解檔案形成過(guò)程，整理辦法等業(yè)務(wù)知識(shí)；另一方面，提高檔案意識(shí)，提高整理檔案的水平和利用檔案的能力。 4.發(fā)揮文字處理在管理中的作用。引導(dǎo)教學(xué)和行政管理部門(mén)充分使用公文形式處理各種管理工作。一是擴(kuò)大行文內(nèi)容，將涉及全校性的工作內(nèi)容都納入行文范圍。例如：年度高考工作安排、奧林匹克競(jìng)賽辦法、教師年度考核、優(yōu)質(zhì)課比賽、師帶徒等活動(dòng)、“體育文化藝術(shù)周”、“影響校園學(xué)生”評(píng)選、文藝匯演等活動(dòng)的通知、程序及結(jié)果等等。二是形成行文習(xí)慣，以制度形式規(guī)范各處室部門(mén)行文習(xí)慣，形成全校性關(guān)鍵事件必須行文的良好習(xí)慣。對(duì)相關(guān)行政人員進(jìn)行規(guī)范化行文培訓(xùn)，并將日常工作行文日?；Ｈ且?guī)范行文程序。 5.充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)輔助管理的作用，提高檔案管理效益。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，選擇適用于計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化科學(xué)化管理，保證檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料和電子文本同時(shí)存檔。 檔案管理不是一蹴而就的，是一個(gè)不斷發(fā)展，不斷完善的過(guò)程。通過(guò)對(duì)檔案在學(xué)校管理中的地位和作用的再認(rèn)識(shí)，提高檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理，挖掘檔案資源，研究檔案信息，才能進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作在學(xué)校管理中的重要作用。
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